对于很多在英语环境下工作的小伙伴来说，英文邮件可以说是每日都必须打交道的。但是，如何写好一封正式的英文邮件，也是让许多人感到头疼的，一封短短的邮件仿佛用了一个世纪的时间才写完，好不容易按了“发送”，还不停回头看看，弄得自己胆战心惊的。

那么，英文邮件究竟应该怎么写呢？有哪些需要注意的事项和技巧呢？今天小新就来和大家分享一下，写英文邮件的技巧。

写好英文邮件，从这入手

▌Greeting 问候语  

一般最常使用的是Dear+收件人姓名。如果是给长辈或领导、客户，加上称谓会比较正式，平级同事或合作伙伴直接写名字即可。

在不知道收信人性别时：Dear Sir or Madam/To whom it may concern

在知道收信人性别时：Dear Mr/Mrs/Ms + 姓

在知道对方头衔/职位时：Dear Prof.(教授)/Dr.（博士）+ 姓

注意：格式需注意的是，所有greeting后面要空一行开始信件正文。

▌Purpose 告知目的  

提及你写这封信的缘由及目的，并定出全文的主题，举例如下：

Thank you for calling me yesterday to discuss...感谢昨天你来电讨论

I am delighted to give you the detail about...我很开心能给你提供的详情

I am writing to confirm/ enquire/ inform you...我写信时要确认/询问/通知你...

▌Content 正文  

以一个段落表达一个主题为原则，需要几个段落来陈述主旨，例如：

In order to achieve our sales target, we need to....为了完成我们的销售目标，我们需要...

主旨说明完后，对方应该了解你写这封信的目的及背景，接下来就是要求对方有所行动，例如回信、回电话、表达意见、缴交文件等：

Could you please call me later today?你能明天给我电话吗？

注意：

1.不要用缩写用 does not, 而不用doesn't；
2.多用委婉客气的语气I was wondering if you could provide some more details.

3.重要内容加粗，但不要全部大写Please review the attached documents thoroughly.

▌Closing  结尾

最后一部分，一般会客气地说，辛苦、感谢、随时沟通之类的。常用的表达有：

If you have any further questions or concerns,please don’t hesitate to contact me.

如果您有任何问题欢迎随时沟通。

I look forward to hearing from you.

盼复。

I hope this information is helpful.
希望这些信息有用。

注意：一般这些句子后面用句号即可，没有必要用感叹号。其他地方一般情况下也不要用感叹号。

▌Signature  落款

1.结尾祝福语，以下词汇在正式场合及非正式场合均可使用

Sincerely,Yours Sincerely

Regards, Best Regards

Yours, Yours Truly,Truly

Best,Best Wishes

2.签名档要跟着结尾敬语后面

Sincerely,
John SmithSales Representative,
Flooring Company

职场英文邮件，你可能还会用到这些表达

▌发起会议                     

We’d like to have the meeting on Thu Oct 30. Same time.

I want to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XXX project.

▌会议取消通知

I want to be mindful of your time and we don’t have any updates at this point; therefore I suggest that we cancel/reschedule today's meeting. If you disagree or need assistance, please let us know.

▌无法及时处理邮件时，自动回复内容

Thank you for youre-mail. I am out of the office in meetings on XXX and XXX with limited accessto e-mail. If you need immediate assistance, please contact me via my mobilephone. Thank you!

▌寻求意见

Our team would appreciate your insights/input on.....

Due to the short time frame for this proposal, prompt reply is greatly appreciated.

最后小新想告诉大家的是，工作的邮件一定要注意。尤其是对于英语为非母语的小伙伴来说，写好一封英语邮件是十分重要的。